Unsere Analyse ist die Grundlage für eine maßgeschneiderte Lösung, die in Ihrem Unternehmen Einsparpotenziale freisetzt. Wir erfassen alle relevanten Daten und entwickeln in Abstimmung mit Ihnen einen Implementierungsplan.
Fuhrpark Erstanalyse: Überprüfung des Fuhrparks (Prozess, Kosten, Organisation)
Fuhrpark Zukunftsmodell: Aufstellung eines Fuhrparkzukunftsmodells. Basis hierfür sind Istdaten des Fuhrparks sowie Fuhrparkbenchmarkdaten
Fuhrpark Zukunftsmodell Implementierung: Erstellung eines Implementierungsplans, Begleitung der Implementierung
Konzeption Greenfleet: Bestandsaufnahme, Prüfung und Optimierung der Greenfleetansätze
Konzeption CarPolicy: Bestandsaufnahme, Prüfung und Optimierung der Firmen- und Dienstwagenrichtlinien
Konzeption TCO-Basis: Bestandsaufnahme, Prüfung und Optimierung der TCO-Ermittlung
Im Rahmen der Einsteuerung übernehmen wir alle Aufgaben, die bei der Beschaffung eines neuen Fahrzeugs anfallen, bestehende Verträge werden selbstverständlich weitergeführt.
Gestaltung von Angebots- und Ausschreibungsunterlagen, Auswertung von Angeboten, transparente Ergebnisdarstellung, Nachverhandlung
Überwachung der vertragsgemäßen Beendigung von Leasingverträgen, Überwachung des Fuhrparkbedarfs
Einholung von Leasing-, Kauf- und Finanzierungsangeboten, Angebotsvergleich, Nachverhandlung, Vorlage transparenter Angebote zur Entscheidung
Durchführung aller Prozesse rund um die Bestellung der Fahrzeuge
Regelung aller von der Bestellung bis zur Auslieferung notwendigen Tätigkeiten, Koordination evtl. notwendiger nachträglicher Einbauten, Koordination der bundesweiten Zulassung, Koordination der Fahrzeugauslieferung und Übergabe der Fahrzeuge an den Fahrzeugnutzer, Bereitstellung individueller Fahrzeugmappen
Stammdaten: Verwaltung aller Stammdaten zum Fahrzeug, zum Fahrer, zur zugeordneten Einheit (Halter, Leistungsempfänger, Nutzer)
Digitale Fahrzeugakte: Sobald der konkrete Fahrzeugbedarf feststeht, wird für das Objekt eine digitale Fahrzeugakte angelegt und alle Dokumente und Daten aus den Angebots-, Bestell- und Auslieferungsprozessen abgelegt. Alle Belege zu Ihren Fahrzeugen sind in unserem optischen Archiv gesammelt und stehen online für Sie bereit – als „elektronische Fahrzeugakte“, Pflege aller Stammdaten
Im laufenden Betrieb Ihrer Fahrzeuge spielen wir unsere besondere Stärke aus. Während unsere hauseigenen Kfz-Techniker und Sachverständigen optimale Betreuung garantieren, suchen wir nach weiteren Optimierungspotenzialen.
Nutzerbetreuung: Für die Fahrzeugnutzer (Dienstwagennutzer, Nutzer der Servicefahrzeuge, LKW-Fahrer) steht rund um die Uhr, sieben Tage die Woche, die Nutzerbetreuung telefonisch zu Verfügung und kümmert sich um alle Anliegen und Wünsche der Fahrzeugnutzer. Z.B. im Pannenfall, bei Verlust der Tankkarte oder im Schadenfall
Aktive Steuerung und Überwachung aller Instandsetzungen (Karosserie) und aller Instandhaltungsmaßnahmen (Wartungen, saisonaler Reifenservice etc.)
Überwachung und Management aller regelmäßig gesetzlichen Untersuchungen (HU, AU, SP, UVV, etc.). Sie verpassen keinen wichtigen Termin für Ihren Fuhrpark. Periodische Informationen über alle fälligen Termine
Digitale Belegerfassung, Kontierung, Rechnungsprüfung (steuerlich, sachlich, technisch)
Organisation von Ersatzfahrzeugen z.B. im Schadenfall, eines geplanten Werkstattaufenthalts oder als Interimsfahrzeug
Fahrzeugpoolmanagement
Erfahrene, langjährige Mitarbeiter koordinieren den kompletten Schadenabwicklungsprozess mit Versicherern und Dritten
Rundfunkgebührenservice: Anmeldung /Abmeldung Rundfunkgebühren, Rechnungsprüfung
KFZ-Steuerservice: Anmeldung /Abmeldung KFZ-Steuer, Rechnungsprüfung
Mautservice: Anmeldung /Abmeldung bei Tollcollect
Temperaturüberwachung: Anmeldung an Temperaturüberwachungssystemen, Auswertung der Daten etc.
Entgegennahme und Dokumentation der EVB und der grünen Versicherungskarten, Meldung der EVB an den Lieferhändler zwecks Durchführung der Zulassung. Datenbereitstellung nach Zulassung an die Versicherungsgesellschaft, Meldung von Veränderungen an die Versicherungsgesellschaft (bauliche Veränderungen, Ab- und Ummeldungen)
Dokumentation der Dienstwagenfahrer, -Fahrerwechsel, Management der Dienstwagenverträge, Erstellung 1% Meldung
Tägliche Bearbeitung der eingehenden Ordnungswidrigkeiten, Durchführung der notwendigen administrativen Prozesse
Tankdatenmanagement: Import der Tankdaten und Zuordnung zum Fahrzeug, Plausibilitätsprüfung der gelieferten Tankdaten
Tankkartenmanagement: Bestellung und Sperrung der Tankkarten, Versand der Tankkarten an den Fahrzeugnutzer
Durchführung der elektronischen Führerscheinkontrolle
Überwachung aller bestehenden Verträge hinsichtlich Laufzeit und Kilometer sowie Veranlassung der notwendigen Maßnahmen (Vertragsverlängerung, Vertragsanpassungen, Ersatzbeschaffung, Kündigung etc.)
Analyse des vorhandenen Lieferanten-/Werkstattnetzes und dessen Optimierung hinsichtlich Kosten, Prozesse, Zeiten und Qualität
Auch das Ende eines Lebenszyklus will effizient abgewickelt sein. Unsere jahrelange Erfahrung mit den verschiedensten Anbietern der Branche ermöglicht einen kostenoptimierten Abschluss.
Aussteuerungsplan: Überwachung und Koordination der termin- und vertragsgemäßen Rückgabe, des Verkaufs der Fahrzeuge sowie der technischen Einheiten
Aussteuerungsvorbereitung: Fahrzeugvorbereitung, -aufbereitung, Abmeldung der Fahrzeuge
Aussteuerung der Fahrzeuge: Überwachung und Prüfung der Endabwicklung gemäß den bestehenden vertraglichen Vereinbarungen zwischen dem Auftraggeber und der jeweiligen Leasinggesellschaft oder dem Lieferanten
Gutachtenbeauftragung, -prüfung: Gutachtenbeauftragung (Zusammenarbeit mit allen namhaften Gutachtergesellschaften). Die Prüfung der Gutachten hinsichtlich Schäden und Fahrzeugwerten findet durch unsere Experten statt
Verwertung der Fahrzeuge: Verkauf von eigenfinanzierten Fahrzeugen durch Einstellung in große marktgängige Portale (BtoB), abhängig von der Fahrzeugart (Sicherstellung, dass das Portal für Zahlung und Bonität des Bieters gerade steht), Rechnungserstellung, Sicherstellung des Geldeingangs, Briefversand
Verwertungskonzept: Überprüfung des aktuellen Verwertungskonzeptes und gegebenenfalls Aufstellung einer optimierten Lösung
Mit unseren webbasierten Lösungen haben Sie durch alle Prozessschritte hindurch stets die vollständige Übersicht und steuern die Abläufe auf Wunsch aktiv. Ihr Fuhrpark funktioniert effizient und die TCO sinken.
Prozesssteuerung: Wir implementieren die von Ihnen gewünschten Prozesse in der webbasierten Software, d.h. jeder abgestimmte Prozess wird durch unser Prozesssteuerungstool individuell für Sie eingerichtet. Damit ist sichergestellt, dass Ihre Prozesse sicher, transparent und in den von Ihnen vorgegebenen Zeitschienen durchgeführt werden
Prozesssteuerung (Audit): Auf Ihren Wunsch werden Sie jederzeit in die Prozesse eingebunden, z.B. im Rahmen eines Freigabeprozesses ab einer bestimmten Reparaturhöhe o.ä.
Zahlungsmanagement: Alle Rechnungen, die im Laufe eines Fahrzeuglebens entstehen werden durch uns gezahlt. Die Daten für Ihre Buchhaltungen stellen wir Ihnen transparent per Schnittstelle bereit
Abbildung der Konzernstruktur: Im Modul WebXAccount werden Ihre Konzernstrukturen (Hierarchie, zugeordnetes Buchhaltungssystem, Sachkontenstruktur, etc.) abgebildet. Dies bildet die Basis für die Durchführung der Abrechnung (Verauslagung, Weiterberechnung)
Abbildung der Buchhaltungsschnittstellen: Im Modul WebXAccount werden die jeweiligen Buchhaltungsschnittstellen (bis zu 20 unterschiedliche Buchhaltungssysteme, -Schnittstellen) abgebildet
Durchführung der Abrechnung: Abhängig vom Halter des Fahrzeuges besteht die Notwendigkeit, bestimmte Kosten innerhalb Ihres Konzerns weiterzuberechnen bzw. zu belasten. Ziel ist es, die eingehenden Belege (Rechnungen) und die einzelnen Belegpositionen in den Buchhaltungen den richtigen Betrieben Ihres Konzerns (Nutzer des Fahrzeuges) zu berechnen
Onlinezugriff: Unser Reporting Tool FleetXWeb ist das innovative Reporting-Tool für eine effiziente Steuerung Ihres Fuhrparks und eine nachhaltige Kostensenkung. Es bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Fuhrparksituation zu analysieren, auszuwerten und übersichtlich darzustellen. Sie erhalten auf Knopfdruck Informationen in beliebiger Detailtiefe, von einer Gesamtsicht auf den Fuhrpark über den einzelnen Vertrag bis hin zum Beleg einer Buchung
Fuhrparkmanagementbericht: Einmal jährlich erhalten Sie eine umfassende Darstellung der Kostenentwicklung mit Vergleichszahlen zum Vorjahr und Optimierungsempfehlungen
Datenexport: Professionelle Controlling- und Reporting-Tools mit Online-Zugriff und Exportfunktionen nach MS-Office liefern genau die Informationen zu Ihrem Fuhrpark, die Sie für Ihre Entscheidungen benötigen
Kundenspezifische Reportings: Sie liefern uns Ihre Vorgabe und wir setzen dies um, so dass Sie jederzeit auf Ihre kundenspezifischen Reports zugreifen können
Standardreportings: Wir stellen Ihnen Standardreports (Fuhrparkbestand, Kostenübersichten, Kraftstoffübersichten, Reporting Schadenmanagement etc.) zur Verfügung